Administrativ koordinator til projektledelsessektionen i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Trives du med udfordringer i et foranderligt miljø? Kan du tænke dig at være en del af
et team, der er ansvarlig for Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelses største projekter?

Så kan det måske være du vil blive vores kommende kollega.

Om os

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse har samlet projektledere for de største og vigtigste projekter i
projektledelsessektionen. Hvad enten det er nyt materiel til Forsvaret, projekter inden for IT eller forretningsudvikling.

Vi leder p.t. lidt over 50 større strategiske projekter, og vi er ca. 35 projektledere støttet af, projektkoordinatorer, konsulenter og muligvis dig.

Om stillingen

Vi har en travl hverdag og har derfor behov for solid administrativ støtte til vores sektionschefer og projektledere. Du vil blive tilknyttet flere opgaver, der både relaterer til sektionen, cheferne og dine mange imødekommende kolleger.

Vores kommende kollega skal være sektionens administrative haj og verdensmester i Officepakken.

Du sætter en dyd i at yde administrativ støtte, fx i form af støtte til rekruttering og onboarding, holde styr på mødebookinger, assistere projektledere med forplejnings- og overnatningsbestillinger, besøgsanmeldelse mv.
Du vil få ansvaret for at administrere vores centrale E-mail postkasse for al kommunikation.

Derudover får du energi af at bidrage til at:
- planlægge og gennemføre workshops og møder, samt tage referat og stå for den efterfølgende behandling.
- udarbejde præsentationer.
- bistå med administrative projektopgaver, som fx arkivering af dokumenter i vores journaliseringssystem og håndtere afregninger i vores administrative system.
- oprettelse og vedligeholdelse af teamsites i Sharepoint.
- give input til ledelsen omkring initiativer, du via din rolle finder relevant for sektionerne.
- løse adhoc opgaver.

Forsvaret går for tiden igennem store forandringer, og som medarbejder hos os bliver du en del af en spændende hverdag, der bidrager til genopbygningen af det danske Forsvar.

Du indgår i et team med tre projektkoordinatorer, der primært er tilknyttet projekter, men som også støtter op om administrative opgaver.

Vi sørger naturligvis for relevant oplæring og uddannelse i vores specifikke systemer samt anden uddannelse, du skulle have brug for eller ønsker i forbindelse med din egen kompetenceudvikling.

Du er tilknyttet projektkontoret i Ballerup, hvor vi, i projektledelsessektionen, er fleksibel i forhold til hjemmearbejde, når opgaverne passer til det. Vi er på forkant med udviklingen af en attraktiv og effektiv arbejdsplads, hvilket bl.a. er afspejlet i et godt kontormiljø med storrum.

Om dig

Vi foretrækker, at du har en kontoruddannelse, eller anden relevant uddannelse eller erfaring.

Det er dine personlige færdigheder og din flair og interesse for at yde en god administrativ service og have flere forskellige opgaver, der er i fokus.

Du har med dit gode humør nemt ved at indgå i relationer med andre mennesker, og du fokuserer på muligheder frem for begrænsninger samtidig med, at du engageret forfølger målet.

Du er god til at samarbejde med mange forskellige mennesker på alle niveauer. Vores projekter kører på tværs af hele koncernen, så du vil møde både militære (fra alle værn) samt civile i din dagligdag.

Du kan lide at arbejde fokuseret, struktureret, er administrativ dygtig og sætter en ære i, at der er styr på alle administrative løse ender. Du kan arbejde selvstændigt og formulerer dig klart i skrift og tale på dansk såvel på engelsk.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte sektionschef Lena Petersen på tlf. 51 77 22 03.
Hvis du vil vide mere om livet som administrativ koordinator er du velkommen til at kontakte projektkoordinator Anna Kudzielka på tlf. 30 33 19 21.

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, Sheeba Maria Granhøj Alam Krause på tlf. 32 66 50 36.

Vi vil bede dig søge stillingen via linket. Du anmodes om at vedhæfte relevante dokumenter, som uddannelsesbevis mv.

Ansøgningsfristen er den 18. juni 2023, første samtale vil blive holdt mellem 19-30 juni med mulighed for en anden samtalerunde frem til 7. juli.
Stillingen er til besættelse den 1. september.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS MATERIEL- OG INDKØBSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) har, som styrelse under Forsvarsministeriets koncern, det overordnede ansvar for koncernens materiel- og informatiksystemer fra ’vugge til grav’.
FMI har ca. 1.900 medarbejdere. Omkring 1.400 er civile, imens 500 er militære. Knap 850 af FMI’s ca. 1.900 medarbejdere er placeret i domicilet i Ballerup. FMI’s hovedopgave er at anskaffe, vedligeholde og videreudvikle materiel til hele Forsvarsministeriets koncern, lige fra kampvogne, skibe og jagerfly til IT-udstyr, feltrationer og lommeknive. Til at gøre dette administrerer FMI årligt ca. 7 mia. kr. af det samlede forsvarsbudget. Pengene bliver brugt til at yde den bedst mulige støtte til især de udsendte styrker og operative enheder, da det er støtten hertil, som altid er i centrum.